با توجه به افزایش ادارات و ارگان های دولتی کشور و نیاز روزافزون به نوشتن یک نامه اداری مناسب، سایت فارسی خوان برآن شده است که ۴ نمونه نامه اداری با توضیحات کامل را برای سهولت کار شما عزیزان در سایت قرار دهد. تیم فارسی خوان امیدوار است که این مقاله بتواند به صورت کامل و مفید شما را در نوشتن متن نامه های اداری و رسمی یاری کند.
۴ نمونه نامه اداری با توضیحات کامل
در نگارش متن یک نامه رسمی باید قواعد و الگوهای مشخصی رعایت شود که آن ها را از نامه های دوستانه و عادی جدا میسازد. با به کارگیری این اصول به راحتی میتوانید یک نامه اداری متناسب با نیاز خودتان بنویسید. ویژگیها و مشخصاتی که نامه های رسمی را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از:
- تاریخ
- شماره
- موضوع
- عنوان واحد گیرنده
- عنوان واحد فرستنده
- نام و عنوان امضاء کننده نامه
- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار
- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری
- رعایت ضوابط نامه نگاری
توضیحات و اصول کلی در زیر بیان شده است. و پس از آن ۴ نمونه قرار داده شده است.
توضیحات و اصول کلی نوشتن نامه های اداری
در نوشتن متن نامه های رسمی باید از عامیانه نویسی پرهیز کرد و ضمن رعایت ادب به اصل موضوع پرداخته شود و از توضیحات اضافی و غلط املایی پرهیز گردد.
اصول کلی که در نوشتن متن نامه های رسمی باید رعایت شود شامل موارد زیر است:
- قبل از نوشتن نامه‌اصلی ابتدا آن را چرک نویس کنید و سپس در برگه اصلی پاکنویس کنید.
- نامه را با حواسی جمع بنویسید که غلط املایی نداشته باشید.
- از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست استفاده کرد.
- نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شود.
- از کلمات عامیانه و جزئیات اضافی پرهیز کنید.
- اگر متن نامه طولانی است، قبل از متن اصلی ابتدا یک خلاصه بیان کنید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
- نامه را با خطی خوانا بنویسید. اگر نامه را تایپ میکنید از فونت‌های رایج و اندازه قلم مناسب استفاده کنید.
- اگر نامه دارای پیوست است حتما باید در ابتدای نامه ذکر شود.
- اگر نامه در پاسخ به نامه‌ای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است.
- اگر نامه با توجه به نامه های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید.
همچنین با توجه به اینکه نامه به سمتهای اداری بالاتر،هم رده یا پایینتر نوشته می شود باید از عبارات رسمی مناسب استفاده کرد.
از لفظ به “استحضار می رساند” معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمانهای بالادست استفاده می شود.
از لفظ “به آگاهی می رساند” معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمانهای هم رده استفاده می شود.
از لفظ “به اطلاع می رساند” معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمانهای زیردست استفاده می شود.
مراحل نوشتن نامه اداری
برای شروع نوشتن ابتدا باید نام خدا و تاریخ همان روز را بنویسید.
که به این منظور بسمه تعالی در بالا و وسط صفحه و تاریخ در بالا سمت چپ نوشته می شود. همچنین در سمت راست مخاطب نامه را با استفاده از کلمات محترمانه مثل جناب آقا/خانم…یا ریاست محترم مشخص میکنیم.
سرلوحه
سرلوحه
در مرحله بعد باید برای رفع ابهام، موضوع یا مقدمه را مشخص کرد. سپس با سلام و احترام شروع به نوشتن متن میکنیم.در پایان نگارش متن نیز از کلمات تشکر و سپاس و… استفاده میشود. پس از اتمام نوشتن متن نامه ی اداری ،با یک خط فاصله در پایین سمت چپ محل امضا را مشخص میکنیم .
ضوابط تنظیم موضوع
ضوابط تنظیم موضوع
جهت تفهیم توضیحات بالا هیچ چیز گویاتر از عکس و دیدن نمونه نامه نیست.
نامه های اداری از لحاظ ابعاد
در بخشنامه نخست وزیری در سال ۱۳۴۹ ابعاد و اندازه های ذیل را به عنوان استاندارد ابلاغ کرده اند:
- ابعاد A3 برای جدول ها / نمودارها / صورت های مالی بزرگ
- ابعاد A4 مخصوص نامه های بیش از ۵ سطر کوچک
- ابعاد A5 مخصوص نامه های کمتر از ۵ سطر کوچکتر
- ابعاد A6 بدون سر لوحه برای مبادله یاد داشت اداری
مقادیر فاصله از حاشیه در نامه های اداری
برای شروع نوشتن نامه باید فواصل مشخصی را از حاشیه کاغذ رعایت کرد این اندازه ها به در زیر شرح داده شده است :
- ۴سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان
- ۲ سانتی متر از عنوان تا اولین سطر متن
- ۳/۵ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول
- ۲/۵ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
- ۱/۵ سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم
- ۲/۵ سانتی متر حاشیه پایین صفحه تا آخرین سطر نامه
همچنین برای یادداشتهای درخواستی، در پایین صفحه فضای کافی در نظر گرفته شود.
طبق توصیه سازمان مدیریت و برنامه ریزی در تایپ نامه های اداری و رسمی، ضوابط زیر باید رعایت شود:
۱ – فواصل مربوط به عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
- با ۱۷ میلیمتر فاصله عمودی ، از آخرین سطر سرلوحه در نامه های قطع بزرگ و کوچک، عنوان گیرنده نامه با عبارت «به» تایپ می شود.
- فاصله اولین کلمه عنوان گیرنده نامه یعنی «به» از سمت راست کاغذهای بزرگ ۵۰ میلیمتر و این فاصله در نامه های کوچک برابر ۳۰ میلیمتر می باشد.
- با ده میلی متر فاصله عمودی عبارت «فرستنده» نوشته می شود.
- با ۵/۸ میلیمتر فاصله عمودی کلمه «موضوع» نوشته می شود.
نشانه ( : ) مقابل عبارات «به»، «از» و «موضوع» باید گذاشته شود. مانند:
به :
از:
موضوع:
۲ – فاصله بین سطرها
فاصله بین سطر نامه های اداری ۵/۸ میلی متر است.
۳ – فاصله مربوط به متن نامه
- اولین کلمه متن نامه در کاغذهای قطع بزرگ و کوچک، با ۱۷ میلی متر فاصله عمودی از سطر «موضوع» تایپ می شود.
- فاصله اولین کلمه متن نامه، شروع «پاراگراف» از لبه سمت راست کاغذ در کاغذهای قطع بزرگ معادل ۵۰ میلی متر فاصله گذاشته می شود. این فاصله در نامه های کوچک معادل ۴۰ میلی متر، فاصله افقی است.
- فاصله کلمات آخر کلیه سطر نامه ها از لبه سمت چپ کاغذ معادل ۲۵ میلی متر فاصله افقی است. این فاصله در مورد نامه های قطع بزرگ و کوچک یکسان است.
- فاصله شروع سطرها بعد از اولین سطر پاراگراف نامه تا لبه سمت راست کاغذ در کاغذهای قطع بزرگ ۴۰ میلی متر و در کاغذهای قطع کوچک ۳۰ میلی متر است.
- فاصله عمودی هر پاراگراف از آخرین سطر پاراگراف قبلی ده میلی متر است.
۴ – فاصله مربوط به مشخصات امضاء کننده نامه اداری
- با ۲۵ میلی متر فاصله عمودی از آخرین سطر متن نامه، نام و نام خانوادگی امضاء‌کننده نامه در سمت چپ کاغذ تایپ می شود. این فاصله در نامه های قطع بزرگ و کوچک یکسان است.
- با ۵/۸ میلی متر فاصله عمودی از نام و نام خانوادگی امضاء کننده، عنوان سازمانی وی تایپ می شود. تایپیست باید کلمات آخر عنوان سازمان امضاء کننده را به فاصله ۲۵ میلی متری از لبه سمت چپ کاغذ برساند.
۵ – فواصل مربوط به گیرندگان رونوشت
- با ۵/۸ میلیمتر فاصله عمودی از سطر عنوان سازمان امضاء کننده نامه، عبارت «رونوشت به» در سمت راست نامه تایپ می شود.
- فاصله شروع عبارت «رونوشت به » از لبه سمت راست کاغذ در نامه های قطع بزرگ معادل ۴۰ میلی متر و در نامه های قطع کوچک معادل ۳۰ میلی متر است.
۶ – شماره صفحه
- در مواردی که نامه یا گزارش اداری شامل یک صفحه باشد، شماره صفحه تایپ نمی شود.
- در نامه های چند صفحه ای، نامه ها از صفحه ۲ به بعد شماره گذاری می شوند.
- شماره صفحات باید بین دو خط تیره قرار داده شود.
۷ – اندازه حاشیه پائین نامه
قسمت پائین نامه ها باید در حدود ۱۵ میلی متر حاشیه داشته باشند.برای کامل کردن توضیحات بالا ۴ نمونه نامه اداری قابل ویرایش در سایت قرار دادیم.
۴ نمونه از نامه های اداری
تا اینجا با اصول کلی در نوشتن متن نامه های اداری و رسمی آشنا شدید. جهت سهولت در به کاگیری توضیحات بالا چند نمونه از نامه های اداری برای شما دوستان آورده شده است که با توجه به نیاز خودتان میتوانید آن ها را تغییر داده و مورد استفاده قرار دهید.
نمونه نامه درخواست انتقالی دانشجو
در زیر یک نمونه نامه درخواست انتقالی را مشاهده میکنید که میتوانید توضیحات آن را بنا به نیا خود تغییر دهید.
|
به نام خدا رئیس محترم دانشگاه ……….
امضا |
نمونه نامه درخواست استخدام
با توجه با بالابودن جمعیت جوان کشور و نیاز به کار ،نامه های رسمی با موضوع درخواست استخدام یا همکاری بسیار کاربردی هستند.
در نامه های درخواست استخدامی باید مهارت ها و توانمندی های خودتان را با توجه به نیاز شرکت مورد نظرتان بنویسید.
|
بسمه تعالی مدیریت محترم کارگزینی شرکت……………… جناب آقای……………….. با سلام احتراما به استحضار می رساند پیرو آگهی استخدام تاریخ …/…/…. در نشریه …………. جهت درخواست همکاری در واحد ……. اینجانب ……. مشخصات و رزومه شغلی خود را جهت همکاری خدمت شما تقدیم می کنم. امیدوارم سوابق تحصیلی اینجانب در رشته ……. و سوابق مهارتی در زمینه ……… و تسلط به زبان …….. و داشتن روحیه تیمی، روابط عمومی و فن بیان بالا و اشتیاق به یادگیری مداوم، مورد توجه مدیریت محترم آن مجموعه قرار گیرد و بتوانم خدمات و نیازهای آن شرکت را فراهم سازم. پیشاپیش از حسن توجه و همکاری شما کمال تشکر را دارم نام ونام خانوادگی امضاء |
نمونه نامه درخواست وام
شاید یکی از مهتمرین و بیشترین درخواست ها و مراجعات در بانک ها و شرکت ها برای درخواست وام است.در ادامه یک نمونه نامه با این مضمون برای شما آورده شده است.
|
بسمه تعالی جناب آقای…………… رییس محترم امور کارکنان سازمان…………… موضوع : درخواست وام یا مساعده حقوق با سلام و احترام بدینوسیله اعلام می‌گردد که اینجانب……………..کارمند شماره …………….. که به مدت …………….. سال در قسمت …………….. مشغول به کار هستم به دلیل مشکلات مالی و شخصی تقاضای دریافت مبلغ …………….. ریال وام / مساعده حقوق را دارم. ضمنا خاطر نشان میسازد که این مبلغ به اقساط ماهیانه …………….. ریال یا در مدت زمان …………….. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد بنده پس از دریافت کسر گردد. خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم در این زمینه صورت گیرد. پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم. امضاء |
یک نمونه نامه دیگر در زیر جهت درخواست وام مشاهده میکنید.
نمونه نامه درخواست از شهرداری
اگر تا به حال راهتان به شهرداری افتاده باشد حتما نیاز به نوشتن یک نامه اداری دارید.
|
بسمه تعالی شهردار محترم………… موضوع: مساعدت جهت حل مشکل پروانه ساختمانی با سلام و احترام بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب ……..فرزند…..در مورخه …..موفق به اخذ پروانه ساخت یک آپارتمان دو طبقه از شهرداری گردیدم. لیکن با شروع عملیات ساختمانی موفق به اخذ وامی شدم که مرا قادر می ساخت تا بتوانم طبقه ای دیگر نیز بر بنا بیافزایم. متاسفانه به دلیل حجم کارها و مشغله های موجود از اعلام موضع به شهرداری غفلت ورزیده و از این بابت متاسف می باشم. لذا از جنابعالی که همواره یار و یاور شهروندان می باشید تقاضا دارم با عنایت به اینکه اینکار صرفا به علت مسائل خانوادگی و از سوی دیگر علاوه بر استحکام ،زیبایی و هماهنی با محل نیز در آن دیده شده است. استدعا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم جهت صدور مجوز ساخت طبقه اضافه مبذول نمایند. موفقیت و بهروزیتان را از خداوند متعال خواهانم. با تقدیم و احترام امضاء |
برای درخواست یک موسسه از یک ارگان میتوان از نامه هایی مشابه نامه زیر استفاده کرد.
همانطور که می دانید متن نامه های رسمی و اداری بر حسب موضوع تنوع و گستردگی زیادی دارند اما تقریبا همه ی آنها با اندکی تغییر دارای الگوی یکسانی هستند. به همین علت سعی کردیم ۴ نمونه نامه کاربردی به همراه توضیحات کامل برای شما دوستان در سایت قرار دهیم،سایت فارسی خوان امیدوار است که این مطلب مورد رضایت شما قرار بگیرد.
با سلام و روز بخیر
من بالای ۳۰ سال است که در آلمان زندگی می کنم. برایم هیشه سوال بود که نامه های کاری ولی در عین حال دوستانه به زبان فارسی را چگونه می توان نوشت. این سایت به من کمک های زیادی کرد. متشکر و سپاسگزارم.